近年來，信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用給檔案工作帶來了新的機(jī)遇，許多單位開展了檔案信息化建設(shè)。利用信息技術(shù)有效管理檔案，開發(fā)利用檔案信息資源，更好地為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，已成為檔案界的共識。檔案管理模式也向信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)成為許多企業(yè)關(guān)注的焦點(diǎn)。

        一、 為什么要進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)開發(fā)？

        目前大部分檔案管理還處于可視化管理階段，普遍缺乏智能化管理手段，不利于檔案工作的開展。檔案館普遍缺乏對實(shí)物檔案存在和位置的準(zhǔn)確把握，檔案查找困難，缺乏安全管理機(jī)制。因此，需要采用大數(shù)據(jù)，提高運(yùn)行效率，提高查找和借閱文件的速度，使服務(wù)更加人性化，實(shí)現(xiàn)對文件的現(xiàn)場監(jiān)管，提高資產(chǎn)保存率，從而避免財(cái)產(chǎn)損失，防止機(jī)密事件的發(fā)生。

        二、開發(fā)檔案管理系統(tǒng)的意義是什么？

        1.確保紙質(zhì)載體文件的安全。

        傳統(tǒng)的檔案保存方式存在許多安全問題，如可能導(dǎo)致檔案損壞或丟失的一系列問題等。因此，信息紙質(zhì)檔案提前被電子檔案數(shù)字化后，可以減少紙質(zhì)檔案的利用頻率，從而減少對紙質(zhì)檔案的各種人為破壞或自然侵害，提高原始紙質(zhì)檔案的安全系數(shù)。

        2.提供多樣化的功能服務(wù)，滿足企業(yè)管理需求。

        為滿足計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)電子檔案管理的需求，檔案管理系統(tǒng)開發(fā)利用信息技術(shù)對系統(tǒng)需求進(jìn)行分析，進(jìn)而構(gòu)建檔案收集錄入、整理歸檔、識別銷毀、檢索查詢、統(tǒng)計(jì)打印等功能模塊。結(jié)合各種信息技術(shù)，設(shè)計(jì)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，使數(shù)據(jù)可以從相關(guān)部門直接流入文件系統(tǒng)，文件系統(tǒng)對采集的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和整理，呈現(xiàn)給機(jī)構(gòu)用戶，實(shí)現(xiàn)計(jì)量檔案信息共享。

        大數(shù)據(jù)又稱海量數(shù)據(jù)或海量數(shù)據(jù)，是指所涉及的數(shù)據(jù)量太大，無法人工整理成人類在合理時(shí)間內(nèi)可以解讀的信息。大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著數(shù)字檔案資源的快速增長和云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的廣泛應(yīng)用，不僅為企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支撐，也有助于構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理平臺，推動(dòng)知識服務(wù)建設(shè)，能夠在很大程度上滿足企業(yè)內(nèi)外的檔案利用需求。

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